ISO 9001:2015. 8. Функционирование. 8.4. Внешние поставщики. Аудит

1. Введение

В подавляющем числе случаев, в организациях внедрены системы управления закупками сырья, услуг и процессов на аутсорсинге. Чтобы соответствовать соответствующим требованиям ISO 9001 они должны проверять поставляемое извне сырье и комплектующие и услуги.

Этот процесс может включать любые процессы, продукты и услуги, поставляемые любыми внешними источниками: поставщиком, партнером, своей / материнской организацией, клиентом и т. д.

Чтобы оценить соответствие, аудиторы могут, как минимум, проверить что:

• имеется документированная информация (например, список внешних поставщиков) и что эта информация постоянно обновляется,
• внешним поставщикам были отправлены заказы с определенными критериями
• осуществляется мониторинг результативности внешних поставщиков, а также
• проводятся мероприятия, необходимые для обеспечения того, чтобы указанные требования были выполнены.

Аудиторы должны проверить, что организация применяет к поставщикам подход, основанный на оценке риска.

Для более достоверной оценки было бы предпочтительнее более широко рассмотреть процессы управления закупками, аутсорсингом и цепочкой поставок.

2. Аудит процесса закупок

При проверке процесса управления закупками следует рассматривать:

• Что процессы материально технического обеспечения начинаются при подготовке спецификации на стадии проектирования и разработки продукта и услуги;
• Что проводятся межведомственные обсуждения, для обеспечения того, что потенциальные внешние поставщики могут обеспечить процесс, продукты и услуги, которые соответствуют спецификации и по требуемой стоимости,
• Организация должна обеспечить, чтобы указанные требования к покупке были исправлены до их сообщения внешним поставщикам;
• В Заказ включены законодательные и нормативные и нормативные требования; а также,
• Что была проведена оценка степени риска, связанного с компонентом, продуктом или частью услуги, и мер управления, необходимых для обеспечения соответствия спецификации.

Как подтвердить, что указанные выше пункты были учтены:

• Убедитесь, что спецификация, указанная в заказе на поставку, идентична спецификации, содержащейся в проекте на изделие (или спецификации, полученной от клиента);
• Определите, были ли во время процесса проектирования или до размещения заказа, между организацией и потенциальными поставщиками обсуждения, относительно спецификации критических компонентов конструкции;
• Была ли какая-то форма «утверждения/согласования» спецификации до того, как окончательная спецификация / заказ была направлена внешнему поставщику?
• содержит или ссылается ли заказ на поставку на любые законодательные или нормативные требования?

3. Аудит цепи поставок

Обычно аудит оценки и выбора внешних поставщиков заключается в анализе утвержденного списка внешних поставщиков и что этот список был пересматривается через регулярные промежутки времени. В некоторых случаях понадобиться рассмотреть следующие вопросы:

• Выбраны ли внешние поставщики важнейших компонентов или критически важных услуг на основе их способности поставлять по экономически обоснованной цене или их способности учитывать требования организации?
• Рассматриваются ли в цепочке поставок процессы аутсорсинга и есть ли контроль на соответствующих уровнях?
• Включены ли внешние поставщики в утвержденные списки исключительно на основании наличия у них признанного сертификата на систему качества или рассматривается ли область действия такого сертификата?
• Примечание. В некоторых случаях для организации может быть выгодным аудит предполагаемого внешнего провайдера для установления надежного способа связи, спецификации продукта, параметров доставки и т. д.
• Как часто организация получает от поставщика кредитные авизо для продуктов или услуг, которые первоначально были отклонены, но затем приняты?
• Сколько было предоставлено скидок, что позволило организации принять ранее отклоненные продукты или услуги?

4. Вывод

Как правило, для аудитора достаточно здравого смысла, чтобы оценить соответствие процесса закупок и цепочка поставок организации, но могут встречаться ситуации где характер продуктов (или компонентов) и услуг может указывать на то, что необходимо дополнительное расследование.

А. Прилипко, ведущий аудитор Бюро Веритас Сертификейшн Украина

Консультант по разработке и внедрению СМК

Oleksii.prylypko@gmail.com