По роду своей работы, мне приходится создавать много однотипных отчетов (структура отчета сохраняется, изменяется информация).
Для упрощения работы можно воспользоваться функцией Рассылка в Word.
Создаете отчет бланк отчета AuditReport_Blank в Word. Выделяете те места отчета, которые будут изменяться.
Создаете источник информации в Excel - AuditReport_Sourse. Для удобства лучше создать 2 страницы: Info , Report.
На странице Info создаете таблицу на 2 колонки. Первая колонка содержит названия полей, которые будут потом вставляться в отчет: AuditType, Standard, e-mail etc.
Во вторую колонку будете вносить изменяющуюся информацию, которую заполняете перед и во время аудита.
Заносить информацию в таблицу проще тогда, когда слева название, а в правой колонке - широкое поле для информации. Но функция Рассылка работает только с горизонтальными таблицами, гда первая строка- название полей, а во второй строке- изменяющаяся информация. Для преобразования копируете Ctrl+C таблицу на странице Info, переходите на страницу Report и нажимаете правую кнопку мышки - параметры встравки
Получается горизонтальная таблица как на рисунке.
Создаете бланк отчета .
Открываете AuditReport_Blank в Word. На вкладке Рассылки нажимаете кнопку Выбрать получателей и указываете путь к файлу AuditReport_Sourse страница Report.
Выбираете кнопку Вставить поле слияния
Из выпадающего списка выбираете поля и вставляете их в нужные места отчета.
Должен получиться следующий результат
Сохраняете подготовленный бланк отчета AuditReport_Blank.
Создание окончательной версии отчета.
Заполняем информацию в правой колонке таблицы AuditReport_Sourse на странице Info: Название Компании, ее адрес, веб-сайт, электронную почту и т.д. Преобразовываете вертикальную таблицу Info в горизонтальную таблицу Report.
Открываете документ AuditReport_Blank, Выбрать получателей - указываете путь к файлу Excel с информацией по аудиту.
Нажимаете кнопку Просмотр результатов
Все поля будут заменены информацией из второй строки страницы Report AuditReport_Sourse. При первых отчетах отладьте бланки, чтобы информация вносилась в нужные места отчета и не было ссылок, которые никуда не ведут.
Если все устраивает, нажимаете кнопку Найти и объединить и указываете, откуда взять информацию. В данном случае это Текущая запись.
У вас появляется документ с заполненными полями.
Подготовительная работа требует времени, но зато информация автоматически вставляется в нужные места отчета. Например, я один раз указываю в файле AuditReport_Sourse на странице Info перечень процессов, которые будут проверены, а эта информация автоматически разносится в План аудита, В Перечень процессов и проверенных лиц, в шахматку Процессы - пункты стандарта. Эт снижает время н а ручные переносы информации из Плана в Перечень и шахматку.
Для упрощения работы можно воспользоваться функцией Рассылка в Word.
Создаете отчет бланк отчета AuditReport_Blank в Word. Выделяете те места отчета, которые будут изменяться.
На странице Info создаете таблицу на 2 колонки. Первая колонка содержит названия полей, которые будут потом вставляться в отчет: AuditType, Standard, e-mail etc.
Во вторую колонку будете вносить изменяющуюся информацию, которую заполняете перед и во время аудита.
Заносить информацию в таблицу проще тогда, когда слева название, а в правой колонке - широкое поле для информации. Но функция Рассылка работает только с горизонтальными таблицами, гда первая строка- название полей, а во второй строке- изменяющаяся информация. Для преобразования копируете Ctrl+C таблицу на странице Info, переходите на страницу Report и нажимаете правую кнопку мышки - параметры встравки
Получается горизонтальная таблица как на рисунке.
Создаете бланк отчета .
Открываете AuditReport_Blank в Word. На вкладке Рассылки нажимаете кнопку Выбрать получателей и указываете путь к файлу AuditReport_Sourse страница Report.
Выбираете кнопку Вставить поле слияния
Должен получиться следующий результат
Создание окончательной версии отчета.
Заполняем информацию в правой колонке таблицы AuditReport_Sourse на странице Info: Название Компании, ее адрес, веб-сайт, электронную почту и т.д. Преобразовываете вертикальную таблицу Info в горизонтальную таблицу Report.
Открываете документ AuditReport_Blank, Выбрать получателей - указываете путь к файлу Excel с информацией по аудиту.
Нажимаете кнопку Просмотр результатов
Все поля будут заменены информацией из второй строки страницы Report AuditReport_Sourse. При первых отчетах отладьте бланки, чтобы информация вносилась в нужные места отчета и не было ссылок, которые никуда не ведут.
Если все устраивает, нажимаете кнопку Найти и объединить и указываете, откуда взять информацию. В данном случае это Текущая запись.
У вас появляется документ с заполненными полями.
Подготовительная работа требует времени, но зато информация автоматически вставляется в нужные места отчета. Например, я один раз указываю в файле AuditReport_Sourse на странице Info перечень процессов, которые будут проверены, а эта информация автоматически разносится в План аудита, В Перечень процессов и проверенных лиц, в шахматку Процессы - пункты стандарта. Эт снижает время н а ручные переносы информации из Плана в Перечень и шахматку.
Здравствуйте, Алексей.
ОтветитьУдалитьПодскажите, пожалуйста, а можно такое же проделать с документами Google таблицы и Google документы, т.е. чтобы перенести из Google таблицы в Google документы? Как именно?
Спасибо.
В самом функционале Google docs и World Cloud такая возможность не предусмотрена. Наверное нужно взять плагин Merge из магазина GooglePlay и попробовать реализовать.
ОтветитьУдалить